الدورات المستندية - دورة الايراد والتحصيل
تقوم عملية
الدورات المستندية على فكرة الفصل في المهام حيث لا يقوم موظف واحد القيام بأكثر
من وظيفة مرتبطة حيث يجب الفصل بين:
1- سلطة الاعتماد.
2- الإعداد.
3- الحيازة.
4- المقارنة.
إذا قام أي موظف بالجمع بين أثنين من هذه المهام أعتبر
وجود ضعف في عملية الرقابة الداخلية الخاصة بالمنشأة.
الدورات المستندية داخل المنشأة والتي تحتوي
على المستندات المطلوبة لكل عملية ومن لة سلطة اعتمادها والمسئول عن إعدادها
والمسئول عن حيازة الأصل أو المستندات ومن المسئول عن عملية المقارنة بين
المستندات الخاصة بعملية ما من مصادر مختلفة.
وعلي المحاسب أن يتعرف جيداً علي الدور الذي يقوم
بة من تلك المهام وما هي المستندات المطلوبة في كل عملية كي يقوم بدورة علي أكمل
وجه
|
دورة الإيراد والتحصيل
|
1- يقوم العميل بإرسال طلب شراء
لقسم المبيعات بالشركة محدد به نوع المنتج
وكميتة ومواصفاته وتاريخ التسليم.
2- يقوم قسم المبيعات بإصدار أمر بيع
ويكون أمر لبيع مسلسل وذلك لسهولة متابعة أوامر البيع الصادرة ويقوم بإرسال أمر
البيع وطلب الشراء إلي قسم الائتمان الذي يقوم بفحص ائتمان العميل وقدرته على
السداد وموقفة المالي.
3- بعد أن يقوم قسم الائتمان بالموافقة علي طلب العميل يتم إرسال أمر البيع
وطلب الشراء مرة أخري لقسم المبيعات الذي يقوم بإرسال أمر البيع المعتمد من إدارة الائتمان
والمكون من أصل و3 صور ترسل
صورة للمخازن وصورة لقسم الشحن وصورة لقسم مراقب التكاليف ويتم الاحتفاظ بالأصل في قسم المبيعات.
4- يقوم قسم المبيعات بإرسال موافقة للعميل على عملية البيع ويخبره بميعاد
استلام المنتجات.
5- بناء على صورة أمر البيع المرسلة للمخازن يقوم أمين المخزن بإعداد إذن صرف من أصل وصورة ويقوم بإرسال صورة إذن الصرف مع المنتجات من المخزن إلي قسم الشحن مع المنتجات.
6- يقوم قسم الشحن بإصدار إذن شحن
وإرسال صورة منة مع صورة إذن الصرف إلي مراقب
التكاليف.
7- بناء على إذن الصرف وإذن الشحن يقوم مراقب التكاليف بتحديث رصيد المخازن بقيمة الكميات التي تم
بيعها.
8- يتم إرسال صورة أمر البيع وإذن الصرف
وإذن الشحن إلي قسم الحسابات الذي يقوم بالمقارنة بينهم للتحقق
من صحة المنتجات المرسلة للعميل ويقوم بإعداد
الفاتورة وإرسالها إلي العميل.
9- يقوم قسم الحسابات بإرسال صورة من الفاتورة
إلي محاسب العملاء لإعداد قيد اليومية.
10- يقوم محاسب العملاء بإعداد ملخص بكل
الفواتير اليومية وترحيلها إلى حسابات الأستاذ في أخر اليوم.
11- يقوم محاسب العملاء بإرسال بيان بكل
الفواتير التي يجب تحصيلها إلى قسم التحصيل.
12- يقوم قسم التحصيل باستلام النقدية / الشيكات وإصدار إيصال استلام نقدية / شيكات والذي يكون
مسلسل ويتكون من أصل وصورتين
يقوم بإرسال الأصل للعميل وصورة لمحاسب العملاء وصورة تبقي في الدفتر.
13- يقوم قسم التحصيل في نهاية اليوم بإعداد كشف بجميع المبالغ المستلمة طول
اليوم ويقوم قسم التحصيل بإيداع المبالغ في البنك ويقوم بإرسال حافظة الإيداع مع الكشف وصور الإيصالات الي محاسب
العملاء لعمل قيد اليومية والترحيل لحسابات الأستاذ.
تابعونا علي :
صفحة الفيس بوك
https://www.facebook.com/Hitz.Trainingأو
https://www.facebook.com/Auditor.Hala.Abdallah?ref=bookmarks
جروب الفيس بوك
https://www.facebook.com/groups/HitzTraining/أو
https://www.facebook.com/groups/Auditor.Hala.Abdallah/
الموقع الرسمي للأكاديمية
www.hitztraining.com
الميل الخاص بالأكاديمية
info@hitztraining.com
Linked
https://www.linkedin.com/pub/hala-abdallah/32/b80/298
Googl Plus
https://plus.google.com/+HalaAbdallah/posts
Blogger
http://auditorhala.blogspot.com/
جزاكي الله خيرا يا استاذة
ردحذف