كيف تختار البرنامج المناسب لشركتك

كثير منا يتعرض في عمله إلى ضرورة المفاضلة بين برامج محاسبية متعددة وكل منها له ميزاته المغرية لاستخدامه . ويقع في حيرة اختيار أيهم أفضل لشركتي حاليا ومستقبليا.
في البداية لابد أن نتفق على أنه ليس هناك البرنامج الأمثل (سواء من حيث الإمكانيات أو التكلفة ) لكل الشركات فما يناسب شركة ما ليس بالضرورة أن يناسب شركة أخرى حتى ولو في نفس مجال النشاط. وعليه فهناك عدد من النصائح الاسترشادية التي يمكن استخدامه كمعايير للمفاضلة بين البرامج المختلفة:
أولا: حجم أعمال الشركة:

الإجابة على هذا السؤال تقرر الحاجة إلى استخدام البرامج المحاسبية الجاهزة بدلا من استخدام الدفاتر أو الإكسيل من عدمه.فمثلا الشركة التي حجم أعمالها قل عن 500000 جنيه بالتأكيد يمكن أن تسرالأمور بدون الحاجة إلى برنامج جاهز.
ثانيا: نشاط الشركة:

من المعروف في عالم البرمجيات ، وجود برامج متخصصة في نشاط معين (مقاولات ...الخ)، وهناك برامج أخرى عامة (غير متخصصة بمعنى لا وجود لمكون فيها يمكن من خلاله القيام بعمل المستخلصات كما في المقاولات) وهي تصلح للأنشطة التجارية أكثر. وطبعا تكلفة شراء الأولى أعلى بكثير من تكلفة شراء الثانية.
ثالثا:مكونات البرنامج الجاهز:

تلجأ بعض شركات البرمجيات إلى تجزئة برنامجها إلى أجزاء
( المخزون،العملاء،اليومية العامة......الخ)
وطبعا كل جزء يعمل بصورة منفصلة عن الأخر ولا يرى أو يتأثر بعمليات الأجزاء الأخرى. والهدف من ذلك هو تخفيض التكلفة بالنسبة للعميل و لكن واقع الأمر أن العميل في النهاية سوف يحتاج إلى باقي الأجزاء، ويفاجئ بأن التكلفة الإجمالية زادت عن المخطط له اكثر من الميزانية التى وضعها للبرنامج .
والأفضل هو اختيار برنامج يشمل كل أوجه النشاط المرتبطة بالعمل المتخصص أو العام ويمكن تلخيصها في:
إدارة حسابات العملاء:

( عروض وأوامر البيع،الفواتير،المردودات،التحصيلات، ارتداد الشيكات...الخ).
إدارة حسابات الموردين:

( عروض وأوامر الشراء،الفواتير،المردودات،المدفوعات، ارتداد الشيكات...الخ).
إدارة الحسابات العامة:

( تسجيل القيود، تسوية حسابات البنوك،الأستاذ العام، ....الخ)
إدارة المخزون:

(تسجيل أذون الوارد والمنصرف والمرتد وتسجيل العجز أو الزيادة في المخزن من واقع إدارة حسابات العملاء والموردين.
الأجور والمرتبات.
إدارة الفروع أو نقاط البيع.

القدرة على عمل التقارير الخاصة بكل ماسبق وأيضا التقارير الختامية من ميزانية ......الخ.
تكامله مع برامج أخرى مثل الإكسيل والأكسس.
رابعا: توافر الدعم الفني للبرنامج:

وهو أهم عامل للاختيار. ويفضل في هذه الحالة الاتصال بمستخدم أو أكثر سبق لهم العمل على البرنامج والاستفسار عن مدى جودة الدعم الفني والأهم تكلفته. فبعض الشركات تخفض في سعر البرنامج وتعوض ذلك في ارتفاع تكلفة الدعم الفني. يعني اللي أنت وفرته بالشمال لازم تدفعه باليمين.
خامسا : التوصيات:

طبعا لابد من استشارة المحاسب القانوني للشركة فهو في النهاية من سيراجع على البرنامج وهل له قدرة العمل عليه ومراجعته. كذلك توصيات من شركات أخرى ( أو سابقة أعمال للشركة المنتجة للبرنامج) ،طبعا لو تم ترشيح البرنامج من قبل شخص موثوق به أو شركة تعمل في نفس النشاط.
مما يضمن سلامة البرنامج من المنظور المحاسبي ،فللأسف هناك بعض البرامج الجديدة ورخيصة الثمن بها أخطاء محاسبية لا تغتفر نظرالأن القائمين عليها لم يستعينوا بمحاسبين محترفين أثناء التصميم.
سادسا: سهولة الاستخدام:

عندما يتعلق الأمر باختيار البرمجيات، كثيرا مايغفل هذا الجانب، ولكنه من الأهمية بمكان أن يأخذ في الحسبان. بغض النظر عن كم أن البرنامج كبير ويغطي احتياجاتي أو كم هو رخيص، إذا كانت واجهةالاستخدام وأساليب تنفيذ العمليات مرهقة للغاية أو من الصعب معرفتها،فتأكدأن البرنامج لن يستخدم.
فسر نجاح أي برنامج جاهز هو ما يبقيه بسيطا سهلا لاستخدام ويبقى التركيز على احتياجات العمل الخاصة بك .فابحث عن البرامجذات واجهات سهلة.
العناصر الستة السابقة عند أخذها في الحسبان سوف تساعدك بالتأكيد على اتخاذ القرار السليم في شراء البرنامج الجاهز المناسبلك حاليا والقادر على دعم احتياجاتك المستقبلية.
ونصيحة أخيرة مني :
عند استقرارك على البرنامج تجنب أن يصيبك الإحباط عندإعداد البرنامج للعمل والتدرب على تنفيذ العمليات وتسجيل المدخلات منبيانات العملاء والموردين والمخزون .....الخ. فأنا أعلم كم يكون مملا ومرهقا صدقني لكن ضع في اعتبارك أنك عند تجاوزك لهذا المنحنى سوف يكون عندك نظام محاسبي منظم تستطيع من خلاله ممارسة عملك ومراجعته والحصول على نتائجه بسهولة ويسر ودقة عالية