الرقابة علي الأصول الثابتة ودور مراقب الحسابات

أساسيات الرقابة الداخلية:

تقوم فكرة الرقابة الداخلية علي فكرة الفصل في المهام حيث لا يقوم موظف واحد بأكثر من وظيفة مرتبطة، حيث يجب الفصل بين :

1-      سلطة الاعتماد.
2-      سلطة الأعداد .
3-      الحيازة.
4-      المقارنة.
إذا قام موظف الجمع بين أثنين من هذه المهام أعتبر ذلك وجود ضعف في عملية الرقابة الداخلية الخاصة بالمنشأة.
ويقوم المراجع الخارجي عادة بتنبيه المنشأة لمثل ذلك ، وإعطاء الاقتراحات لكيفية الفصل بين هذه المهام.

الا أنة دائما يجب ألا تزيد تكلفة الوسيلة المستخدمة للفصل في المهام عن تلك الميزة المحققة منها عملا بمبدأ

" التكلفة لا تزيد عن المنفعة "

تقوم الإدارة العليا  بتحديد ما يسمي  " بالدورة المستندية " داخل المنشأة والتي تحتوي علي المستندات المطلوبة لكل عملية ومن له سلطة اعتمادها والمسئول عن أعدادها،والمسئول عن حيازة الأصل أو المستندات ومن المسئول عن عملية المقارنة بين المستندات الخاصة بعملية ما من مصادر مختلفة.

وعلي المحاسب وكل العاملين بالمنشأة التعرف جيدا علي الدور الذي يقوم بة من تلك المهام وما هي المستندات المطلوبة في كل عملية كي يقوم بدورة علي أكمل وجه.

الرقابة علي الأصول الثابتة من إدارة الشركة:

لأهمية هذا البند في الشركات وجب علي إدارة الشركة وضع الكثير من الضوابط الرقابية وذلك لحماية تلك الأصول من التبديد أو السرقة كذلك ترشيد تلك الأصول ، حيث تعتبر الأصول الثابتة أصول رأسمالية تعتمد عليها الشركة في الإنتاج أو التوسع علي المدي البعيد للشركة.

لذلك نتناول في هذا العدد الرقابة الخاصة ببند الأصول الثابتة من الناحية الإدارية للشركة والوجه الأخر للرقابة وهو المراجع الخارجي أو مراقب الحسابات الذي يهتم بأسلوب الإدارة في المحافظة علي الأصول وكذلك التحقق من إثبات تلك الأصول طبقاً لمعايير المحاسبة المطبقة في الشركة والتي غالباً ما تكون معايير المحاسبة المصرية

تضع الإدارة الرقابة الأساسية الخاصة بعملية اتخاذ القرار لشراء الأصول الرأسمالية أو الأصول الثابتة حيث أنها تستنزف مبالغ طائلة من تمويل وسيولة للشركة لذلك يجب أن يتميز متخذ القرار بعملية اقتناء أو استبعاد الأصل الثابت بحكمة ونظرة مستقبلية لكي تعود بالنفع علي الشركة في المدي البعيد ، كإنشاء أو إلغاء خط إنتاج أو إقامة مصنع جديد أو التوسع في السوق وما شابه ذلك من قرارات تستلزم لاقتناء أصول ثابتة

لذلك تحدد الإدارة المسئول عن اتخاذ قرار عملية شراء الأصل الثابت في الإدارة العليا وفي بعض الأحيان تربط المستوي الإداري بقيمة الأصل المقتني مثل:

تكلفة الأصل من 000 20 جم حتى 000 50 جم                           متخذ القرار المدير المالي.

تكلفة الأصل من 000 50 جم حتى 000 000 1 جم                      متخذ القرار رئيس مجلس الإدارة.

ما زاد عن 000 000 1 جم                                                 يتخذ قرار من مجلس الإدارة بالكامل.

- يجب أن يكون هناك سجل للأصول الثابتة يثبت به كافة الأصول الثابتة كل بند علي حدي ( وسائل نقل، أجهزة كمبيوتر، مباني، أراضي، عدد وأدوات...الخ )يوضح بة الصنف،تاريخ الشراء وتاريخ الاستخدام إذا كان محول من مشروعات تحت التنفيذ- ،نسبة الإهلاك ،إهلاك الفترة الحالية ، إهلاك الفترات السابقة- مجمع الإهلاك- 

يجب أن يوضح سجل الأصول الثابتة الأصول المستبعدة وتظهر بإشارة مخالفة وكذلك استبعاد مجمع إهلاكها.

سجل الأصول الثابتة لبند الأثاث في 31 / 12 / 2012:

أسم الأصل	كود الأصل	تاريخ الشراء – تاريخ الفاتورة	نسبة الإهلاك	تاريخ الاستخدام	قيمة الأصل	مصروف الإهلاك	مجمع إهلاك أول المدة	مجمع الإهلاك أخر المدة	صافي قيمة الأصل
مكتب أداري	1234	10/1/2010	20 %	10/1/2010	000 10	000 2	000 4	000 6	000 4
تربيزة مستديرة	1235	1/1/2009	20 %	1/1/2009	000 5	000 1	000 3	000 4	000 1
الإجمالي					000 15	000 3	000 7	000 10	000 5

يهدف هذا السجل إلي تسجيل تاريخ حياة الأصول الثابتة من تاريخ شراؤها وحتى تاريخ بيعها أو انتهاء خدماتها للشركة ومتابعة التطورات التي تحدث لكل أصل ثابت خلال عمرة الإنتاجي، ويعتبر هذا الدفتر هو أساس حساب ومتابعة إهلاك الأصول طوال حياة الأصل.ويتم القيد بهذا السجل من واقع مستندات القيود مباشرة. ويمكن إضافة أي معلومات متعلقة بالأصل داخل السجل من أسم المورد ورقم الفاتورة وفي السيارات ممكن إضافة رقم الشاسية .... الخ

ويجب ترقيم الأصول الثابتة وعمل كود ثابت ومستقر لها حني يمكن الربط بين الوجود الفعلي للأصل وبين التسجيل الدفتري.

 يجب أن يكون هناك جرد مستمر علي الأصول الثابتة وعمل محضر جرد لها وذلك كل فترة حسب رأي الإدارة ( شهري، كل 3 شهور، نصف سنوي، في نهاية العام...).

-        تقوم إدارة الشركة بالتحقق من أن الرقابة التي وضعتها علي الأصول الثابتة قد تم تنفيذها بداية من عملية الشراء والتسجيل بالدفاتر ( الذي يشمل التسجيل في سجل الأصول الثابتة ) وحتى استبعاد الأصل والذي يستلزم موافقة من مجلس الإدارة.

فحص الرقابة علي الأصول الثابتة من قبل مراقب الحسابات:

1-    عند نهاية السنة المالية تقوم إدارة الشركة بإرسال منشور للجرد توضح بة وقت الجرد علي الأصول الثابتة خاصة في نهاية العام والذي يوضح بة لجنة الجرد وأماكن الجرد وتوقيت الجرد.

2-    يقوم مراقب الحسابات بالتنسيق مع إدارة الشركة لحضور الجرد الفعلي والذي يقوم بأخذ عينات والإشراف علي الجرد.

3-    عند قيام مراقب الحسابات بعملية الفحص للقوائم المالية عند انتهاء السنة المالية يقوم بعمل ما يسمي ببرنامج المراجعة الخاصة بالأصول الثابتة والذي يشمل إجراءات للفحص المستندي وفحص الرقابة والذي يشمل مجموعة من الإجراءات التي من خلالها يقوم بتحقيق واحدة أو أكثر من تأكيدات المراجعة ( سوف نناقشها في موضوع أخر إن شاء الله ).

ç   فيما يلي برنامج مراجعة الأصول الثابتة:
1-   التحقق من تطبيق قواعد الرقابة الداخلية التي وضعتها الشركة للأصول الثابتة ، وكتابة تقرير مختصر بالملاحظات في هذا الشأن ( ما يسمي بخطاب الإدارة ).
2-   الحصول أو إعداد ملخصاً بتوزيع الأصول الثابتة علي أنواعها المختلفة علي أن يشمل البيان الآتي:
أ‌-      تكلفة الأصل:
-  الحركة خلال العام ( الإضافات – الإستبعادات )
-  تكلفة الأصل أول المدة.
-  تكلفة الأصل في نهاية المدة
ب‌-  نسب الإهلاك.
ج- مجمع الإهلاك
-  مجمع الإهلاك أول المدة.
-  مجمع الإهلاك أخر المدة
3-   مطابقة رصيد أول المدة المدرج بالملخص المشار آلية أعلاه لكل من تكلفة الأصل ومجمع الإهلاك مع ما هو مدرج بالقوائم المالية في نهاية العام السابق.
4-   مراجعة الإضافات مستندياً مع الكشوف المعدة ومع الأستاذ المساعد.
5-   مراجعة الإستبعادات مستندياً مع الكشوف ومع الأستاذ المساعد والتحقق من صدور قرار من المختص بالاستبعاد عن الأصل كما يتم التأكد من استبعاد التكلفة الكلية للأصول ومجمع إهلاكها والتأكد من صحة احتساب الربح أو الخسارة الناتجة عن هذا الاستبعاد ومعالجتها للسجلات بالطريقة الصحيحة.
6-   الإهلاك: التحقق من إثبات الإهلاك طبقاً للمعدلات التي قررتها الإدارة والتأكد من الثبات في أتباعها والتحقق من صحة حساب قسط الإهلاك والتأثير علي مجمع الإهلاك والمطابقة مع الأستاذ العام.
7-   عمليات الفحص:
-        الفحص المستندي لسند الملكية للأصول الثابتة المملوكة للشركة إذا كانت محتفظة بها بالشركة أو الحصول علي شهادة من الجهة المحتفظ بها لديها.
-     الحصول علي صورة من رخص السيارات المملوكة للشركة وفحصها ومطابقتها مع ما هو مسجل بسجل الأصول الثابتة والتحقق من سريانها.
-        مراجعة الجمع الرأسي والأفقي لجميع كشوف الأصول الثابتة.
8-   التحقق من إعداد البند طبقاً لمعاير المحاسبة المصرية المتعلقة بالأصول الثابتة.
9-   إثبات نتائج إجراءات الفحص في أوراق العمل الخاصة ببند الأصول الثابتة.
10-  إعداد تقرير مختصر عن أهم الملاحظات التي تكشفت أثناء مراجعة هذا البند.